Správa registratúry
Účel spracúvania osobných údajov, na ktorý sú osobné údaje určené:
a) Archivovanie dokumentov Prevádzkovateľa v rámci správy registratúry.
b) Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej a listinnej forme.
c) Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk
d) Prístup k archívnym dokumentom.
Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:
a) Štatutárne orgány, zamestnanci, obchodní partneri a iné osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v archíve.
b) Odosielatelia a prijímatelia poštovej a e-mailovej korešpondencie.
c) Odosielatelia a prijímatelia korešpondencie.
d) Žiadatelia o prístup k archívnym dokumentom.
Kategória osobných údajov:
Bežné osobné údaje.
Zoznam alebo rozsah osobných údajov:
a) Archivovanie dokumentov Prevádzkovateľa v rámci správy registratúry: Titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby.
b) Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej a listinnej forme: Titul, meno, priezvisko, adresa fyzickej osoby, telefónne číslo, e-mailová adresa alebo v prípade právnickej osoby – názov a adresa sídla, dátum prijatia a odoslania, značka, predmet, obsah korešpondencie/registratúrneho záznamu a iné osobné údaje nevyhnutné na dosiahnutie účelu.
c) Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk: Fyzická osoba - titul, meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa; právnická osoba - názov a adresa sídla. Dátum prijatia a odoslania, značka, predmet, obsah korešpondencie a iné nevyhnutné údaje pre účel komunikácie prostredníctvom elektronickej schránky.
d) Prístup k archívnym dokumentom: Meno, priezvisko, rodné číslo, adresa trvalého a prechodného pobytu, druh a číslo preukazu totožnosti, údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú žiadateľovi známe a účel využitia; meno, priezvisko a adresa fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom.
Právny základ spracúvania osobných údajov:
Zákonnosť spracúvania osobných údajov:
Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.
Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 452/2021 Z. z. Zákon o elektronických komunikáciách, Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o eGovernmente).
Príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:
Prevádzkovateľ osobné údaje neposkytuje žiadnym ďalším príjemcom.
Príjemcovia tretie strany:
Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (príslušný archív) - Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Iné kontrolné alebo dozorné orgány v súlade s príslušnou legislatívou.
Iný oprávnený subjekt:
Oprávnený subjekt podľa § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a GDPR, zahŕňa:
• Kontrolné a dozorné orgány: Orgány, vrátane Úradu na ochranu osobných údajov, ktoré môžu vyžadovať prístup k osobným údajom pre kontrolné a dozorné úlohy.
• Súdy a orgány trestného konania: Majú prístup k osobným údajom v rozsahu potrebnom pre vyšetrovania, súdne konania a právne procesy.
• Slovenská obchodná inšpekcia: Orgán dozoru nad spotrebiteľskou legislatívou, oprávnený vykonávať kontrolu osobných údajov.
• Iné zákonom oprávnené subjekty: Štátne a verejné inštitúcie s právomocou spracúvať osobné údaje na základe zákona, ako napr. daňové úrady a sociálne zabezpečenia.
Prenos do tretích krajín: Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.
Prenos do medzinárodných organizácií:
Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.
Zverejňovanie osobných údajov: Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.
Oprávnený záujem prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.
Doba uchovávania / kritérium jej určenia: Podľa registratúrneho plánu, ktorý stanovuje lehoty uchovávania jednotlivých kategórií dokumentov, v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Po uplynutí lehoty na uchovávanie budú dokumenty bezpečne zlikvidované v súlade s interným predpisom a zákonnými požiadavkami.
Prevádzkovateľ sa zaväzuje dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov, ktoré zahŕňajú:
• Osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou budú spracúvané iba v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanovených účelov. V prípade, že účel spracúvania osobných údajov odpadne, tieto údaje budú bezodkladne vymazané.
• Prevádzkovateľ pravidelne reviduje uchovávané osobné údaje, aby zabezpečil, že ich uchovávanie je naďalej opodstatnené. Údaje, ktoré už nie sú potrebné alebo ktorých doba uchovávania uplynula, budú bezpečne vymazané alebo anonymizované.
• Dotknutá osoba bude informovaná o novom účele a právnom základe spracúvania osobných údajov, ak dôjde k zmene pôvodne stanoveného účelu. Tým sa zabezpečí, že všetky zmeny v spracúvaní údajov budú pre dotknuté osoby plne transparentné.
• Osobné údaje budú spracúvané len na vymedzený a oprávnený účel a nebudú ďalej spracúvané spôsobom nezlučiteľným s týmto účelom.
• Osobné údaje musia byť správne a aktualizované. Prevádzkovateľ zabezpečí opravu nesprávnych údajov bezodkladne po tom, čo sa o nesprávnosti dozvie.
• Osobné údaje budú chránené pred neoprávneným prístupom, spracovaním, zničením alebo stratou. Prevádzkovateľ je povinný nahlásiť závažné incidenty príslušnému úradu.
• Prevádzkovateľ je zodpovedný za dodržiavanie zásad spracúvania osobných údajov a musí byť schopný preukázať súlad s týmito zásadami na požiadanie úradu.
Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:
Poskytovanie osobných údajov na účely správy registratúry je zákonná požiadavka. V prípade neposkytnutia týchto údajov nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.
Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:
Prevádzkovateľ implementoval rozsiahle organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú detailne zdokumentované v interných predpisoch. Tieto opatrenia pokrývajú fyzickú a objektovú bezpečnosť, informačnú bezpečnosť, šifrovú ochranu informácií, personálnu a administratívnu bezpečnosť, ako aj ochranu citlivých informácií. Sú navrhnuté tak, aby efektívne predchádzali neoprávnenému prístupu a zabezpečovali komplexnú ochranu osobných údajov v rámci organizácie. Realizácia týchto opatrení sa riadi presne definovanými právomocami a povinnosťami, ktoré sú uvedené v bezpečnostnej politike prevádzkovateľa.
Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:
Poskytovanie osobných údajov na účely správy registratúry je zákonná požiadavka. V prípade neposkytnutia týchto údajov nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.
Zdroj osobných údajov:
Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutých osôb.
Informácie o existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:
Prevádzkovateľ na základe získaných osobných údajov nevykonáva žiadne automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
Práva dotknutej osoby:
Právo na prístup – získať potvrdenie o spracovaní údajov a prístup k nim.
Právo na opravu – opraviť nepresné alebo doplniť neúplné údaje.
Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požiadať o vymazanie údajov, okrem prípadov, keď sú osobné údaje povinne archivované.
Právo na obmedzenie spracúvania – požiadať o obmedzenie spracúvania údajov v určitých situáciách.
Právo na prenosnosť údajov – získať a preniesť údaje inému prevádzkovateľovi. Toto právo nemá dotknutá osoba pri právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
Právo podať sťažnosť – podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracovanie osobných údajov je v rozpore s GDPR.
Dotknutá osoba nemá právo namietať spracovanie osobných údajov pri právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) (plnenie zákonnej povinnosti) GDPR.
Vaše právo si môžete uplatniť u nás kedykoľvek, a to písomnou formou alebo elektronicky doručením vašej žiadosti na uvedené kontaktné údaje.
@font-face {font-family:Wingdings; panose-1:5 0 0 0 0 0 0 0 0 0; mso-font-charset:2; mso-generic-font-family:auto; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:0 268435456 0 0 -2147483648 0;}@font-face {font-family:"Cambria Math"; panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4; mso-font-charset:0; mso-generic-font-family:roman; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:-536870145 1107305727 0 0 415 0;}@font-face {font-family:Calibri; panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4; mso-font-charset:238; mso-generic-font-family:swiss; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:-469750017 -1040178053 9 0 511 0;}@font-face {font-family:"Arial Unicode MS"; panose-1:2 11 6 4 2 2 2 2 2 4; mso-font-charset:128; mso-generic-font-family:swiss; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:-134238209 -371195905 63 0 4129279 0;}@font-face {font-family:"Helvetica Neue"; panose-1:2 0 5 3 0 0 0 2 0 4; mso-font-alt:Sylfaen; mso-font-charset:0; mso-generic-font-family:auto; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:-452984065 1342208475 16 0 1 0;}@font-face {font-family:"@Arial Unicode MS"; panose-1:2 11 6 4 2 2 2 2 2 4; mso-font-charset:128; mso-generic-font-family:swiss; mso-font-pitch:variable; mso-font-signature:-134238209 -371195905 63 0 4129279 0;}@font-face {font-family:+mj-ea; panose-1:2 11 6 4 2 2 2 2 2 4; mso-font-charset:0; mso-generic-font-family:roman; mso-font-pitch:auto; mso-font-signature:0 0 0 0 0 0;}p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes; mso-style-parent:""; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:10.0pt; margin-left:0cm; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}p.MsoHeader, li.MsoHeader, div.MsoHeader {mso-style-priority:99; mso-style-link:"Hlavička Char"; margin:0cm; mso-pagination:widow-orphan; tab-stops:center 8.0cm right 16.0cm; font-size:11.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}a:link, span.MsoHyperlink {mso-style-priority:99; color:blue; mso-themecolor:hyperlink; text-decoration:underline; text-underline:single;}a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed {mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; color:purple; mso-themecolor:followedhyperlink; text-decoration:underline; text-underline:single;}p {mso-style-priority:99; mso-margin-top-alt:auto; margin-right:0cm; mso-margin-bottom-alt:auto; margin-left:0cm; mso-pagination:widow-orphan; font-size:12.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-fareast-font-family:"Times New Roman";}p.MsoListParagraph, li.MsoListParagraph, div.MsoListParagraph {mso-style-priority:34; mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:10.0pt; margin-left:36.0pt; mso-add-space:auto; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}p.MsoListParagraphCxSpFirst, li.MsoListParagraphCxSpFirst, div.MsoListParagraphCxSpFirst {mso-style-priority:34; mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes; mso-style-type:export-only; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:0cm; margin-left:36.0pt; mso-add-space:auto; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}p.MsoListParagraphCxSpMiddle, li.MsoListParagraphCxSpMiddle, div.MsoListParagraphCxSpMiddle {mso-style-priority:34; mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes; mso-style-type:export-only; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:0cm; margin-left:36.0pt; mso-add-space:auto; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}p.MsoListParagraphCxSpLast, li.MsoListParagraphCxSpLast, div.MsoListParagraphCxSpLast {mso-style-priority:34; mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes; mso-style-type:export-only; margin-top:0cm; margin-right:0cm; margin-bottom:10.0pt; margin-left:36.0pt; mso-add-space:auto; line-height:115%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:11.0pt; font-family:"Times New Roman",serif; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}span.HlavikaChar {mso-style-name:"Hlavička Char"; mso-style-priority:99; mso-style-unhide:no; mso-style-locked:yes; mso-style-link:Hlavička;}span.h1a {mso-style-name:h1a; mso-style-unhide:no; mso-style-qformat:yes;}p.Predvolen, li.Predvolen, div.Predvolen {mso-style-name:Predvolené; mso-style-unhide:no; mso-style-parent:""; margin-top:8.0pt; margin-right:0cm; margin-bottom:0cm; margin-left:0cm; line-height:120%; mso-pagination:widow-orphan; font-size:12.0pt; font-family:"Helvetica Neue"; mso-fareast-font-family:"Arial Unicode MS"; mso-bidi-font-family:"Arial Unicode MS"; color:black; border:none;}.MsoChpDefault {mso-style-type:export-only; mso-default-props:yes; font-size:11.0pt; mso-ansi-font-size:11.0pt; mso-bidi-font-size:11.0pt; mso-ascii-font-family:"Times New Roman"; mso-ascii-theme-font:minor-latin; mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-hansi-font-family:"Times New Roman"; mso-hansi-theme-font:minor-latin; mso-bidi-font-family:"Times New Roman"; mso-bidi-theme-font:minor-bidi; mso-font-kerning:0pt; mso-ligatures:none;}.MsoPapDefault {mso-style-type:export-only; margin-bottom:10.0pt; line-height:115%;}div.WordSection1 {page:WordSection1;}ol {margin-bottom:0cm;}ul {margin-bottom